INFORME COMUNICACIÓN EMPRESARIAL Y RELACIONES PÚBLICAS /JENNYA REVALO 70017

Subcomité de Servicios Generales 234


INFORME COMUNICACIÓN EMPRESARIAL Y RELACIONES PÚBLICA


FECHA: Santafé de Bogotá, 30 de marzo de 2009

ELABORADO POR: Jenny Giovanna Arévalo Molano

PRESENATDO A: María Luzmila Mejía


OBJETIVO: Detallar y determinar cómo se desarrolla la comunicación empresarial y a la vez como esta es necesaria para ejecutar las relaciones publicas y mostrar una buena imagen al público consumidor .














COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
Conjunto de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización y entre ésta y el medio externo.
La imagen que tiene la empresa en el exterior, ya sea del país o bien de en el extranjero, es fundamental para que la empresa siga creciendo en su rubro. Los grupos de personas que están trabajando en las secciones dedicadas a mantener una buena comunicación empresarial, deben conocer aspectos relacionados a distintos ámbitos. Deben saber manejar grupos de gente de una menara satisfactoria, ya son con personas con las que se trabaja y no máquinas. Debe tener conocimiento acerca de marketing y publicidad, ya que son estas muchas de las herramientas que se utilizan para hacer un buen trabajo. El orden que deben llevar, de manera de establecer planes y programas para mejorar las relaciones, buscar establecer nuevas relaciones o darle prioridad a ciertos grupos en un momento dado, que exija la elección ante mucha demanda. Todos estos aspectos y muchos más son los que deben ser solucionados por los profesionales dedicados a establecer, mantener y mejorar la comunicación empresarial. Por ello, la comunicación empresarial ha sido tildada como una materia compleja, que requiere estar constantemente actualizado, de manera de ir integrando métodos antiguos con algunos nuevos que sean más innovadores y permitan que obtener mejores resultados.
ACEPCIONES:
Una definición de Comunicación Empresarial contiene tres acepciones:
1. Que todo es un fenómeno que se da naturalmente en toda organización, debido a que es el proceso social más importante y consustancial a toda forma de relación humana.
2. la comunicación organizacional como una disciplina cuyo objeto es estudiar la forma cómo se da el fenómeno comunicativo al interior de la empresa, en la empresa con el medio y entre empresas.
3. la comunicación como un conjunto de técnicas y actividades orientadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes cruzados entre los miembros de la organización y de ésta con su medio. También ver cómo influye en las opiniones, actitudes y conductas del público.
TIPOS DE COMUNICACIÓN
SENSIBILIZACIÓN: En los trabajadores se desarrolla una alerta particular frente a su entorno y al manejo de las consecuencias de las decisiones tomadas.
INFORMAL: Se manejan emociones y sensaciones que surgen en forma espontánea, se usa en la comunicación horizontal y en los grupos informales no está controlada por los ejecutivos y satisface la necesidad de interactuar sin usar un canal formal transmitiendo mensajes en forma explícita y no sigue un conducto regular.
FORMAL: Es la que ofrece mensajes oficiales que se presenta generalmente por escrito y en dirección vertical siguiendo un conducto regular. Ejemplo: memorando. Cartas, informes, correos electrónicos.
ASCENDENTE: Se dirige de inferior a superior Ejemplo: operario a supervisor
DESCENDENTE: Se dirige de superior a inferior Ejemplo: supervisor a operario
LINEAL: Es la que se dirige hacia un mismo rango. Ejemplo: supervisor a supervisor
ASERTIVA: Comportamiento que asume la persona abiertamente en forma directa y honesta ante una situación. Se utilizan palabras para comunicar lo que piensa y se siente haciendo preservar su derecho sin dañar al otro.
COMUNICACIÒN ORAL: Todas aquellas comunicaciones orales que se producen dentro de la empresa; cuyo contenido de carácter profesional, como por ejemplo las estrategias de mercado, la política de precios o el lanzamiento de un nuevo producto, deben ser confidenciales
Las comunicaciones orales dentro del ámbito de la empresa son las siguientes:
Directa: El emisor y el receptor intervienen alternativamente. En los tipos de comunicación esta la física donde se maneja la entrevista, una reunión etc.
Diferida: Transcurre un tiempo desde que el emisor envía el mensaje y el receptor lo recibe por medio de un contestador automático, buzones de voz, etc.
Externa: Se realiza entre dos o más personas que no pertenecen a un mismo ámbito como las comunicaciones con proveedores, clientes, organismos oficiales, etc.
Pero también intervienen dependiendo el número de personas:
Individual: Cuando el emisor y el receptor son solamente una persona como por ejemplo: una reunión entre jefes de mantenimiento y el jefe de personal.
Colectiva: Cuando interviene un grupo de personas como por ejemplo el debate, una conferencia, etc.
Funciones de la comunicación dentro de las organizaciones
1. Para actividades no orgánicas (comunicación informal). 2. Para establecer programas. Estos nos permiten llevar adelante los objetivos de la organización. Es un conjunto de acciones. 3. Para suministrar información para activar programas. Transmitir la información para llevar y dar a conocer los programas. 4. Para motivar a los individuos para que apliquen el programa. 5. Para realimentar el esquema (control)

ELEMENTOS DEL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN
El proceso de comunicación es bidireccional, es decir, hay dos partes que están involucradas, un emisor y un receptor. Se requieren ocho pasos, sin importar si las dos partes hablan, usan señales manuales o se sirven de otro medio de comunicación; tres de esos pasos corresponden al emisor y los restantes al receptor. Un emisor inicia el proceso de comunicación construyendo un mensaje y enviándolo a un receptor, éste a su vez analiza la información y reconstruye el mensaje a la luz de sus propios antecedentes y experiencias, los cuales le servirán para sintetizar la información recibida. El receptor analiza y reconstruye los significados del mensaje, sintetiza y construye significados y se convierte en un emisor al responder al mensaje que le fue enviado.
Tipos de comunicación en las diferentes organizaciones
Vertical: Cuando se da del jefe a sus subordinados (en este caso recibe el nombre de vertical descendente) o cuando un subordinado se comunica con su jefe (vertical ascendente)Horizontal: entre el mismo personal.

FUNCIONES DE LAS COMUNICACIONES EMPRESARIALES
Función de producción: Cuando la comunicación empresarial cuida la eficiencia racionalizada y cuidador programación de actividades, bienes y servicios.
Función de innovación: Idea, práctica, sugerencia y objetivo que se precisan como nuevos dentro de la organización
Función de mantenimiento Es aquella que afecta el mantenimiento de la autoestima de los individuos dentro del clima de las relaciones interpersonales con los demás miembros del grupo, así como el mantenimiento de las funciones de producción e innovación.
Función comunicativa: Las actividades comunicativas en esta función están dedicadas a la socialización de las personas que trabajan. Esta función se ocupa de la información y confirma la relación de la persona con el ambiente físico donde se desenvuelve. Confirma también la opinión de la persona como competente, valioso. Esta función es integradora y acrecienta la autoestima.



Relaciones públicas
la comunicación entre una organización y público clave para construir, administrar y mantener su imagen positiva. Es una disciplina planificada y deliberada que se lleva a cabo de modo estratégico. Tiene la característica de ser una forma de comunicación bidireccional, puesto que no sólo se dirige a su público (tanto interno como externo) sino que también lo escucha y atiende sus necesidades, favoreciendo así la mutua comprensión entre la organización y su público, y permitiendo que se use como una fuerte empresarial al momento de posicionarse, como herramienta extra a la publicidad y el manejo de una imagen corporativa.
Funciones Toda actividad de relaciones públicas tiene como finalidad principal la gestión de la imagen institucional, mediante el desempeño de las siguientes funciones:
Gestión de las comunicaciones internas: Es de suma importancia conocer a los recursos humanos de la institución y que éstos a su vez conozcan las políticas institucionales, ya que no se puede comunicar aquello que se desconoce.
Gestión de las comunicaciones externas: Toda institución debe darse a conocer a sí misma y a su accionariado. Esto se logra a través de la vinculación con otras instituciones, tanto industriales como financieras, gubernamentales y medios de comunicación.
Funciones humanísticas: Resulta fundamental que la información que se transmita sea siempre veraz, ya que la confianza del público es la que permite el crecimiento institucional.
Análisis y comprensión de la opinión pública: Edward Bernays, considerado el padre de las relaciones públicas, afirmaba que es necesario manipular a la opinión pública para ordenar el caos en que está inmersa. Es esencial comprender a la opinión pública para poder luego actuar sobre ella.
Trabajo conjunto con otras disciplinas y áreas: El trabajo de todas relaciones públicas debe tener una sólida base humanista con formación en psicología, sociología y relaciones humanas. Se trabaja con personas y por ende es necesario comprenderlas.
También es importante el intercambio con otras áreas dentro de la comunicación como ser la publicidad o el marketing. Si bien estas últimas tienen fines netamente comerciales, debe existir una coherencia entre los mensajes emitidos por unas y por otras para así colaborar a alcanzar los fines institucionales
Importancia de las relaciones públicas
Actualmente existe una creciente similitud de productos y servicios debido a que el mercado es cada vez más amplio. Frente a esto la publicidad ya no basta porque ha perdido credibilidad y se hace sumamente necesario encontrar una herramienta que permita diferenciarse a las empresas. Aquí entran en juego las relaciones públicas como disciplina que, mediante una gestión estratégica, logran diferenciar a la organización de sus competidoras.
Para lograrlo, las relaciones públicas trabajan con diversos intangibles:
Identidad: Es el ser de la organización, aquello que la caracteriza y diferencia del resto. Sobre ella identidad trabajan las relaciones públicas, básicamente gestionando otros dos intangibles: la cultura organizacional y la filosofía.
Filosofía: Plantea el objetivo global de la organización y el modo de llegar a él. Establece una misión (el beneficio que la organización proporciona a su público), valores (por los cuales se rige la organización) y visión (a dónde quiere llegar, que debe ser un objetivo difícil de alcanzar pero no utópico).
Cultura: Se da por el proceder o modo de actuar de la organización en su conjunto. Tiene que ver con los valores que se fomenten y el modo de orientar la actuación de la organización.
Imagen: Es aquella representación que la organización desea construir en los stakeholders con los cuales la organización se relaciona o construye vínculos comunicativos.
Reputación: Es aquella representación mental que se hace el público sobre una organización a través de las experiencias (directas o indirectas) que hayan tenido con la misma y de la forma como la organización se comunica con sus stakeholders.
FUNCIONES DE LAS RELACIONES PÚBLICAS
El concepto de funciones de las relaciones públicas se interpreta como el proceso de establecer políticas públicas, asegurar la acción sobre esas políticas y comunicar al público la información sobre las mismas, de tal manera que se realice un intercambio bilateral de información entre la organización y sus públicos.
En este proceso cobra capital importancia el planear y el escuchar, así como la continua evaluación objetiva de la aportación gerencial en este intercambio, donde el principal objetivo es la creación de la opinión pública favorable.
FUNCIONES PRINCIPALES:
Información Pública: Sigue y analiza el desarrollo de todas las actividades empresariales, selecciona las de interés público para darlas a conocer, en beneficio de ambas partes. Se vale de los medios de comunicación masiva: fotografía, exhibiciones, prensa, radio, cine, televisión, propaganda institucional.
Publicaciones: Se recogen materiales escritos y gráficos para transformarlos en diferentes publicaciones, utilizando arte, gráficos e impresos.
Divulgación: Se basa en el montaje de programas y campañas, especialmente de contenido cultural que se adelantan como actos pedagógicos de formación para exponerlos a grupos seleccionados paras realizar estas tareas.
FUNCIONES SECUNDARIAS
Documentación: Orienta a la empresa con respecto a las características y detalles que los directivos necesitan conocer para definir la misión y visión y reorientar los objetivos.
Enlace: Organiza, atiende y desarrolla la vida protocolaria y social de la empresa y constituye la clave misma de las relaciones públicas. Lo hace por medios de actos
Capacitación: Corrige errores en el trato con el público y promueve el entendimiento y aplicación de normas del oficio. Esta función debe cumplirse en consonancia con los servicios y técnicas de mejoramiento continuo del recurso humano.
Circulación. Pone en movimiento, da vida y alcance de un modo organizado y sistemático a diferentes materiales e instrumentos de relaciones públicas. Lo hace mediante prensa, radio, fotografía, cine, televisión y medios gráficos
DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS
El personal que conforma el Departamento de Relaciones Públicas tiene la responsabilidad de planear, organizar y ejecutar las actividades comunicativas utilizando medios para la comunicación masiva y produciendo mensajes dirigido a diferentes públicos. Debe asesorar a los ejecutivos para que puedan realizar sus labores con efectividad.
El Departamento de Relaciones Públicas tiene la responsabilidad de administrar las labores propias, unificar y coordinar fundones, eliminar la duplicidad de actividades y proporcionar los conocimientos especializados esenciales para la producción de materiales de comunicación.
Funciones:
Las principales funciones del Departamento de Relaciones Públicas son:
Interpretar para la gerencia, la opinión pública mediante el acopio de información a través de los medios.
Concientizar a la administración de las tendencias en pensamiento político, social y económico.
Presentar a la gerencia los aspectos reales de situaciones operativas que inciden directamente en las relaciones de la empresa con sus públicos.
Diseñar y ejecutar previa aprobación de la Gerencia General todos los programas de Relaciones Públicas.
Todo el Grupo de Relaciones Públicas trabaja en estrecha relación con los ejecutivos y directivos de la administración para realizar eventos, preparar los medios de comunicación e informar a los públicos, mediante el establecimiento de canales de comunicación que propicien las opiniones con las cuales el público expresa sus puntos de vista.
Publicidad institucional: Conjunto de mensajes emitidos a través de los diferentes medios de comunicación masiva que persiguen crear en el público o recordarle una imagen favorable de su funcionamiento. Es un instrumento de las relaciones públicas.
Opinión pública: Es la opinión de una creencia qué tienen en común t0§ integrantes de un público sobre un suceso de importancia general. Son las decisiones de grupos de personas en relación con temas mencionados previamente identificados

CONCLUCIONES:


Las relaciones empresariales: Conjunto de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización y entre ésta y el medio externo.
Se basan en gran medida en la confianza entre las partes, confianza que solo es posible obtener a través del conocimiento y del entendimiento, sobre todo cuando median diferencias idiomáticas y culturales.
Las Relaciones Públicas: son un conjunto de acciones de comunicación estratégica coordinadas y sostenidas a lo largo del tiempo, que tienen como principal objetivo fortalecer los vínculos con los distintos públicos, escuchándolos, informándolos y persuadiéndolos para lograr consenso, fidelidad y apoyo de los mismos en acciones presentes y/o futuras.Las Relaciones Públicas constituyen la función administrativa que evalúa las actitudes del público, identifica las políticas y los procedimientos de una organización, y ejecuta programas de acción y comunicación para ganar la comprensión y la aceptación del público. Con el fin de que una buena imagen de la compañía interfiera a través de los sentidos en sus respectivos públicos para así lograr la obtención de mejores posibilidades para competir y obtener mejores dividendos






Jenny Giovanna Arévalo Molano
Subcomité de Servicios Generales
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